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  Servicio de Gestión Académica

GESTIÓN DE LA SEGURIDAD EN UXXI-AC. MANTENIMIENTO DE PERFILES Y USUARIOS

 

1.    PERFILES.

UNIVERSITAS XXI - ACADÉMICO es una aplicación compuesta por una serie de módulos y pantallas que incorporan los procesos necesarios para llevar a cabo la gestión académica y de planificación docente de la universidad. Sin embargo, se debe tener en cuenta que dentro del trabajo que realizan los diferentes usuarios que utilizan la aplicación, no todos tienen que realizar las mismas funciones. Por ello, existe un sistema de control de accesos, que permite determinar a qué módulos y a qué pantallas puede acceder cada uno de los usuarios que va a utilizar la aplicación dentro de la Universidad, así como las operaciones que podrán realizar. Para este control empleamos los perfiles.

Cada usuario de la aplicación tendrá acceso a unas u otras funcionalidades, referidas a unos u otros estudios y a unos u otros expedientes, en función de los perfiles que tenga asignados.


1.1.  TIPOS DE PERFILES.

Perfiles comunes. (PGINFORM, PG_COMUN) Estos perfiles son los que permiten a los usuarios el acceso a la aplicación, y ejecutar determinadas acciones genéricas, como generar listados, visualizar en pantalla los mensajes de error, avisos, calendario, pantallas especiales, etc... Todos los usuarios deben tener asignados estos perfiles.

Perfiles de tipo de unidad. Son los que permiten el acceso a determinadas pantallas y funcionalidades propias de cada tipo de unidad de gestión (PGSEC, para centros, PGDEPTO, para departamentos)

Perfiles de unidad. Son los específicos de cada unidad de gestión. Cada perfil de unidad tiene asociados los estudios, planes o cursos a los cuales tendrán acceso los usuarios que tengan asignado ese perfil.


1.2. CREACIÓN DE NUEVOS PERFILES DE UNIDAD.

Cuando se crea una nueva unidad (centro, departamento,...) o se incorpora de nuevo a la gestión mediante UXXI-AC, se ha de crear un nuevo perfil específico para esa unidad.

El responsable de la gestión de la nueva unidad (director, subdirector, o gestor jefe) solicitará al servicio de Gestión Académica, por el procedimiento establecido (mensaje de correo electrónico a gestioacademica@ua.es, o formulario de comunicación de incidencias) la creación del nuevo perfil. En la solicitud deberá aportar los datos de identificación de la unidad (tipo, nombre y código de Hóminis), del tipo de gestión que realizará en UXXI-AC (gestión de cursos, expedientes, matrícula, recibos,...), de los estudios que va a gestionar (tipo, código y nombre), y de usuarios que habrá que asociar al perfil (nombre, DNI, y dirección de correo electrónico).

El servicio de Gestión Académica da de alta el nuevo perfil y los nuevos usuarios, y lo comunica a la persona que lo había solicitado. También comunicará mediante correo electrónico a cada nuevo usuario su código y clave de acceso a la aplicación, así como las instrucciones básicas para el acceso a la aplicación y el cambio de la clave asignada.


1.3. MODIFICACIÓN DE PERFILES COMUNES O DE TIPO DE UNIDAD.

Una vez detectada la conveniencia o necesidad de modificar algún perfil ya creado, o a propuesta de algún usuario, el Servicio de Gestión Académica analizará las implicaciones que la modificación tendría en el funcionamiento general de la aplicación, y consultará con las unidades implicadas y con los órganos de gobierno competentes cuando sea necesario. Si tras este análisis se considera pertinente, se modificará el perfil, y se comunicará a quien lo había solicitado, y a todos los usuarios asociados al perfil modificado.


2.    USUARIOS. CÓDIGOS Y CLAVES

Usuarios son las personas que en función de sus responsabilidades de gestión en la U.A. tienen acceso a la aplicación UXXI-AC. Todas las intervenciones en la aplicación quedan registradas, con la identificación del usuario que las realiza.

Para el acceso a la aplicación es necesario identificarse mediante un código de usuario y una clave privada. Los códigos de usuario son permanentes: cada persona tendrá uno único y para siempre, pero las claves privadas tienen una vigencia limitada (actualmente, 90 días). Una vez vencido el periodo de vigencia se dispone de 10 días para cambiar la clave.

El formato de clave en UXXI no tiene restricciones, pero si seguimos la política de contraseñas establecida por la universidad en el documento SEGURIDAD EN EL PUESTO DE TRABAJO INFORMÁTICO, la contraseña debe ser de al menos 7 caracteres, debe incluir al menos un carácter de las siguientes 4 clases: mayúsculas, minúsculas, números, caracteres no alfanuméricos del tipo $%&_..., y no debe contener nuestro código de usuario, ni nuestro nombre, apellido, etc.

La opción de cambiar clave está en la pantalla de acceso a la aplicación. Tras introducir el código de usuario y la clave actual, y pulsar la tecla del tabulador, se activará el botón de “Cambiar clave”


2.1.    ALTAS, MODIFICACIONES Y BAJAS DE USUARIOS

Cuando un nuevo empleado accede a un puesto de trabajo en el que deberá usar UXXI-AC, es necesario darle de alta como usuario de la aplicación.

El responsable de la gestión de la unidad (director, subdirector, o gestor jefe) solicitará al servicio de Gestión Académica, por el procedimiento establecido (mensaje de correo electrónico a gestioacademica@ua.es, o formulario de comunicación de incidencias) el alta del nuevo usuario. En la solicitud deberá aportar los datos de identificación de la unidad y del nuevo empleado (nombre, DNI, y dirección de correo electrónico).

El servicio de Gestión Académica da de alta el nuevo usuario, con los mismos perfiles y estudios asociados que el resto de usuarios de la unidad, anotará la fecha de alta en el campo “observaciones”, y lo comunica a la persona que lo había solicitado. También comunicará mediante correo electrónico al nuevo usuario su código y clave de acceso a la aplicación, así como las instrucciones básicas para el acceso a la aplicación y el cambio de la clave asignada.

Cuando un usuario de UXXI-AC cambia de puesto de trabajo a otro en el que también deberá usar UXXI-AC, es necesario modificar sus circunstancias como usuario de la aplicación (perfiles, estudios asociados,...)

Cuando un usuario de UXXI-AC deja un puesto de trabajo en el que usaba UXXI-AC, es necesario darle de baja como usuario de la aplicación.

Los procedimientos de modificación y baja son similares al de alta de usuarios: solicitud del responsable de la gestión de la unidad en la que estaba, y modificación, anotación de la fecha y comunicación del servicio de Gestión Académica.


2.2.    CONTROL DE USUARIOS.

Periódicamente (al menos una vez al año) el servicio de Gestión Académica remitirá a las unidades de gestión el listado de usuarios asociados a los distintos perfiles asociados a la unidad, para que verifiquen los datos y soliciten los cambios oportunos.
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